دلایل استفاده از اسکن اسناد و مدارک
بایگانی اسناد و مدارک همواره یکی از مهمترین فرایند های موجود در دفاتر عرضه خدمات است. بسیاری از وکلا، اطبا، قضات و شرکت ها و ادارات به کرات به بایگانی اسناد و مدارک می پردازند. بایگانی اصولی و مناسب به کاربر امکان می دهد تا علاوه بر دسترسی ساده و آسان به اسناد قبلی، از ایمنی آنها نیز اطمینان حاصل کند. از این رو شرکت ها و ادارات همواره به دنبال راهی ساده برای ایجاد اتاق بایگانی مناسب بوده اند. یکی از ساده ترین روش ها برای ایجاد یک بایگانی موثر، استفاده از تکنولوژی های جدید در این امر است.
اسکن سازی اسناد و مدارک در مراحل و فرایند های مختلف به کاربران امکان می دهد تا در خصوص ساخت اتاق بایگانی خود به بهترین شیوه عمل کنند. این امر علاوه بر دسترسی ساده و ایجاد یک نقطه کاربری ایمن، در ذخیره سازی به خوبی عمل کرده و کمترین فضا را برای ایجاد بایگانی اشغال خواهد کرد. همواره در ادارات و شرکت ها اتاق های بسیار بزرگ و شلوغی را برای بایگانی اسناد و مدارک در نظر گرفته اند که علاوه بر ازدحام،نامرتبی منجر به دسترسی عدم دسترسی ساده به سند مورد نظر خواهد شد. از این رو دیجیتال سازی اسناد و مدارک به کاربر این امکان را می دهد تا تنها با چند کلیک ساده به سند و مدرک مورد نظر دست پیدا کند. این فرایند به کاربر امکان می دهد تا در خصوص ایجاد فضای فیزیکی کافی برای اسناد خود به کمترین فضا نیاز داشته باشد.
کاهش هزینه ها در دیجیتال سازی اسناد و مدارک
هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل می شود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال می توان تمامی اسناد کاغذی را دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در قیمت اسکن مدارک ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی کرد.
در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود، حال چه اتفاقی می افتد؟
اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین می برد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم می کند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری، حذف یا تغییر داده شود، راحت باشد.
اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین می برد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا می باشد. یعنی می توان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.
